招待状とゲストの管理

まず名簿から

招待状を選ぶ前にすべきことは、ゲストの名簿を作ることです。名簿はただの連絡先一覧ではなく、式場の保証人数、料理代、招待状の印刷部数、引き出物の数を決める基準になります。名簿が遅れると、式場に伝える人数を推測で決めることになり、その差はそのまま費用として返ってきます。ですから式場を探す時点でおおよその名簿を作り、式が近づくにつれて整えていくやり方がよいでしょう。韓国では二人と両家の親がそれぞれ名簿を作り、一つにまとめるのが一般的です。

名簿の作り方

名簿はグループごとに分けて書くと管理しやすくなります。各グループの中で、必ず招待する人、招待できればよい人、知らせだけ伝える人を分けておくと、人数を調整するときの基準ができます。親の知人が思ったより多いことはよくあるので、両家の親に招待の範囲を早めに聞いておくことが大切です。名簿には名前と連絡先だけでなく、招待状の渡し方、出欠、ご祝儀とお礼の有無を書く欄も作っておくと、式の後のお礼まで同じ表を使い続けられます。

• 家族と親戚
• 親の知人
• 職場の同僚と取引先
• 学校の友人と古い友人
• 集まりや趣味の仲間

紙の招待状とモバイル招待状

最近は紙の招待状とモバイル招待状を併用することが多くなっています。紙の招待状は改まった形で渡せるので目上の人や親しい人に向いており、モバイル招待状は地図や交通案内をすぐに開けて便利です。どちらをどれだけ使うかは、名簿の顔ぶれで決めればよいでしょう。紙の招待状は印刷と配送に時間がかかるので余裕を持って注文し、試し刷りが届いたら、日付と時間、場所、名前の一文字まで何人かで一緒に確かめてください。刷り上がった後では直しにくくなります。

招待状に入れる情報

招待状には、ゲストが式に来るために必要な情報を漏れなく入れなければなりません。あいさつ文やデザインより大切なのは、正確な日付と時間、場所です。曜日と日付が合っているか、式場の中の会場名まで書いたか、駐車場と公共交通の案内が十分かを確かめましょう。モバイル招待状にご祝儀の振込口座を載せるかどうかは韓国でも意見が分かれるので、二人と家族で相談して決めるのがよいでしょう。

• 日付・曜日・時間
• 式場名と会場名、住所
• 駐車場の案内と公共交通の経路
• 新郎新婦と両家の親の名前
• 食事会場など当日の案内

いつ、どう渡すか

招待状は、ゲストが予定を空けておけるよう余裕を持って渡すのがよいでしょう。式の一、二か月前ごろから渡し始めることが多く、遠方から来るゲストや目上の人には少し早めに知らせるのが心遣いです。親しい人ほど直接会って渡すか、まず電話で知らせてから招待状を送るのが礼儀とされます。久しぶりに連絡する人に招待状だけをいきなり送ると負担を与えかねないので、短くても近況のあいさつを添えましょう。グループの会話にまとめて投稿するやり方は楽ですが、相手によっては誠意がないように見えることがあります。

出席人数を見積もる

式場に最終人数を伝える時期が来たら、実際の出席者を見積もる必要があります。招待状を受け取った人が全員来るわけではなく、逆に同伴者を連れてくる人もいます。名簿に出欠を書き込み、はっきりしない人には別の印をつけておけば、予想の幅をつかめます。モバイル招待状に出欠を返信する機能があれば、活用してもよいでしょう。保証人数を超えそうか、大きく足りなさそうかを早めに判断し、式場と相談してください。

当日のゲスト案内

式の当日、新郎新婦がゲスト一人ひとりに気を配るのは難しいものです。ですからご祝儀の受付、食券の配布、ゲストの案内を引き受けてくれる人を前もって決めておく必要があります。ご祝儀の受付は現金を扱うので、信頼できる人が二人以上で担当し、受け取った封筒と芳名録の整理のしかたを事前に伝えておくとよいでしょう。遠方から来たゲストや足の不自由な年配の方がいれば、別に案内役をつけておくと安心です。手伝ってくれた人には、式の後で改めてお礼を伝えましょう。

よくある失敗と注意

名簿の整理が遅れ、保証人数を推測で決めてしまうのがいちばん多い失敗です。招待状の試し刷りを一人だけで確認し、日付や名前に誤字があるまま印刷してしまうこともあります。また名簿には多くの人の名前と連絡先が入っているので、共有するときは注意が必要です。共同で使う文書なら、見られる人を本当に必要な人に限り、式が終わったら不要な情報は整理しましょう。招待できなかった人には、後で結婚の知らせを別に伝えれば寂しい思いをさせずに済みます。